MaríaEl correo electrónico es una parte tan integral de la comunicación que probablemente no pienses mucho en él. Pero es más esencial que nunca prestar atención a lo que dices (¡y cómo lo dices!), Especialmente si trabajas desde casa. El correo electrónico no siempre es la mejor manera de enviar algunos tipos de mensajes, tampoco transmite tono de voz o expresión facial, por lo que puede dejar tu mensaje abierto a malentendidos. Estos son los principales malos hábitos de correo electrónico que debes eliminar lo antes posible:
Ser demasiado informal
Comienza tus correos electrónicos con un saludo como «Estimado [insertar nombre]» o «Buenos días [insertar nombre]». Utiliza títulos, como Dr. Pérez, especialmente si no conoces a nadie. Si la persona dice que está bien usar su nombre o firma el correo electrónico de respuesta con su nombre, hazlo. Pero evita ser presuntuosa, que esto puede ser contraproducente.
Correos electrónicos extensos
Los correos electrónicos deben ser eficientes y precisos. Porque, honestamente, nadie tiene el tiempo (o la paciencia) para revisar un correo electrónico interminable. Tu pregunta o información también tiende a perderse en un mensaje incoherente.
Errores tipográficos
Todos somos culpables de esto de vez en cuando, pero vuelve a leer lo que ha escrito palabra por palabra. No importa si es un mensaje para tu jefe o tu abuela; muchos errores tipográficos y faltas de ortografía te hacen parecer descuidada.
¡Siempre, siempre, siempre usa el corrector ortográfico! Configúralo para que no se envíe nada sin pasar primero por un corrector ortográfico. Mientras lo haces, vuelve a verificar la ortografía del nombre de la persona. Nada dice «No presto atención a los detalles» más que estropear un nombre justo al principio de tu mensaje.
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Usar emojis y abreviaturas
Está bien enviarle a tu amigo algunos emojis en un correo electrónico, por supuesto. Pero un contacto profesional, especialmente si no los conoces, ¡no tanto! Lo mismo ocurre con abreviaturas que pueden no entenderse.
Líneas de asunto largas o confusas
Las líneas de asunto presentan tu mensaje y ayudan al destinatario a decidir qué tan urgente es. Hazlo conciso y evita usar demasiados detalles.
Humor
Todo el mundo tiene un sentido del humor único y, lamentablemente, el tuyo no será necesariamente apreciado por la otra persona. Es fácil malinterpretar un intento de humor en un correo electrónico y es posible que no te des cuenta de si tu humor ha ofendido a alguien. Evita las bromas o los comentarios que creas que son divertidos pero que podrían malinterpretarse. Recuerda, el 70% de cómo interpretamos un mensaje es el lenguaje corporal y las expresiones faciales, que no se transmiten en un correo electrónico. El humor tampoco se traduce bien en los correos electrónicos internacionales, así que omite los chistes.
Correos electrónicos de una palabra
Recibiste un correo electrónico masivo de tu jefe, que no pedía específicamente una respuesta. Ahora todos responden con respuestas de una o dos palabras: «Está bien», «Entendido» o «Gracias». Con las bandejas de entrada de la mayoría de las personas inundadas todos los días, nadie necesita un correo electrónico más que no sea esencial.