NelaLa simplicidad y la coherencia son esenciales para aumentar la productividad sin trabajar más o durante más tiempo. El objetivo es reducir el estrés y el esfuerzo al mismo tiempo que aumentas la productividad, ¡y disfrutas de tu trabajo! Sin embargo, a menudo buscamos soluciones complejas en lugar de simplificar lo que ya tenemos. El truco está en seguir estos consejos para aumentar la productividad diaria.
He descubierto que desintoxicando el caos que hay ahora mismo -el desorden que ahoga tu creatividad, los complicados sistemas de gestión que nunca dominaste, la culpa por no haber terminado nunca tus notas post-it o contestado tus correos electrónicos- tienes una pizarra limpia y un enfoque claro que te permite volver a introducir las herramientas y procesos más sencillos y esenciales que te ayudarán a estar más centrado y ser más productivo.
Consejos para aumentar la productividad diaria
No me malinterpretes: hay aplicaciones y programas de software y pequeños trucos geniales que sin duda ayudan a gestionar el tiempo y a ser más eficientes. Pero a veces, ni siquiera puedes ver lo que necesitas hasta que no has hecho borrón y cuenta nueva. Sigue estos consejos para aumentar la productividad diaria.
Empieza con una desintoxicación digital
No puedes simplificar tus procesos sin limpiar primero tu mente y tus dispositivos digitales. Hazlo gradualmente sin volverte loco durante siete días con mi reto gratuito, al menos.
Utiliza el método de 1 día de post-it
Elimina los millones de notas post-it del monitor de tu ordenador y de tu oficina. No son más que un desorden visual que ocupa sutilmente espacio en tu cerebro y te hacen sentir culpable por las cosas que aún no has hecho.
En lugar de eso, guarda todos tus recordatorios, notas y listas de tareas en una libreta física o en una aplicación digital para tomar notas. Guárdalos todos en un mismo lugar y utiliza las notas post-it sólo para las tareas diarias. Por la mañana, anota las dos o tres cosas que realmente necesitas hacer ese día y pégalas en tu monitor. Luego asegúrate de dedicar el tiempo imprescindible para hacerlas y retíralas y tíralas al final del día. Te sentirás con energía para empezar de nuevo mañana.
Llega a la bandeja de entrada en cero
Sé que puede parecer un objetivo frívolo. Pero es absolutamente factible y te cambiará la vida.
En primer lugar, crea carpetas dentro de tu bandeja de entrada para las personas de las que quieres guardar correos y/o proyectos o categorías de correos.
A continuación, empieza a ordenar tu bandeja de entrada mediante acciones de borrado masivo y archivado. Utiliza el cuadro de búsqueda para filtrar todos los correos de determinadas personas que quieras conservar y arrástralos a su carpeta. Elimina en bloque los correos de otras personas o los que tengan más de uno o dos años.
Establece reglas para filtrar automáticamente los correos nuevos en las carpetas correctas: por ejemplo, todo lo que contenga la palabra «cancelar suscripción» puede ir directamente a la carpeta «boletín» o a la carpeta «tienda«.
Por último, date de baja de los correos basura y las suscripciones que ya no quieras.
Automatiza y utiliza plantillas
Ahorra tiempo y energía automatizando todas las tareas repetitivas que puedas.
Crea correos electrónicos de respuesta automática para los que recibes a menudo y requieren la misma respuesta. Programa por lotes y automáticamente tus redes sociales. Automatiza los correos electrónicos semanales o diarios de tu equipo o de tus clientes.
Considera la posibilidad de no volver a añadir algunas cosas
Una vez que hayas desintoxicado y desordenado tus procesos, calendarios, documentos, correos electrónicos y tu escritorio digital y pantallas de inicio, considera cuidadosamente lo que vuelves a incorporar.
Puede que quieras prescindir de todas las aplicaciones de redes sociales (o de aquellas a las que eres adicto) en tu teléfono. En su lugar, consulta Insta o Twitter una sola vez en tu ordenador y ya está.
Aunque algunas aplicaciones y programas de gestión pueden salvarte la vida, otros pueden añadirte más complicaciones de las necesarias. Sé exigente con lo que utilizas. Quizá te baste con una simple hoja de cálculo o un cuaderno.
¿Qué le parece no retomar en absoluto las tareas administrativas? Tal vez quieras pensar en contratar a un asistente virtual sólo unas horas a la semana para que se encargue de ese tipo de tareas por ti, liberando tiempo para centrarte en el trabajo verdaderamente importante que te hará avanzar.
Espero que la desintoxicación y estos pasos te ayuden a reducir el estrés y aumentar tu productividad.