¿Cómo ser productivo? Yo no sé vosotros, pero yo hay muchos días que no me dan. La frase esa de “la vida no me da” es una frase muy conocida para muchos de nosotros hoy en día. Que si trabajar, que si la familia, que si la casa, que si dormir y comer, y ¿cuándo queda tiempo para lo que nos gusta?, ¿cuándo queda tiempo para salir a pasear o ir a tomar algo con vuestro chico o chica sin tener que estar mirando la hora todo el rato?

En el último mes he descubierto que una de las actividades que más disfruto es ir a tomar un café con mi novio o con mis amigos tranquilamente, a hablar de cosas absurdas y sonreír sin ningún motivo. Pero claro para poder hacer esto necesito organizar bien todo lo que tengo que hacer a lo largo del día.

Por eso hoy vengo a daros unas cuantas ideas para organizaros bien el tiempo y también el trabajo para que en algún momento os podáis venir conmigo a tomar un café tranquilamente.

NADA DE SER MULTITAREA

Siendo totalmente sinceros ninguno somos multitarea. Ninguno somos capaces de estar entendiendo y participando de dos conversaciones diferentes. Así es que no intentes hacer muchas cosas a la vez.

Haz una lista de tus tareas para el día, marca las más importantes y marca también las que puedes dejar para el día siguiente. Esto no significa que no las tengas que hacer pero que si, por los imprevistos del día, tienes que eliminar alguna de tu lista de tareas de ese día tengas la posibilidad de hacerlo. Así tampoco tendrás que dedicar tiempo a cuál puedes dejar para más tarde.

A LA HORA DE ORGANIZAR TEN EN CUENTA LOS IMPREVISTOS

Hay que ser realista a la hora de planear las tareas que vamos a realizar el día siguiente. Pensar que no va a surgir nada que nos saque de nuestra rutina perfectamente planificada no es ser realista. Siempre va a haber una llamada, un email que tengamos que atender o un trabajo extra que nos altere nuestro apretado horario.

Pero que no cunda el pánico. Para eso están las listas de tareas.

LA REGLA DE LOS DOS MINUTOS

Una regla básica que cualquier experto en organización dice siempre es que si surge alguna tarea que nos quite menos de dos minutos la hagamos en el momento. Estemos haciendo lo que estemos haciendo debemos parar y dedicar esos dos minutos a la nueva tarea.

Esto es así porque si solo nos va a robar dos minutos es mejor hacerla ahora y ya quitarla de nuestra lista de tareas pendientes que dejarla ahí y verla como una carga más para el día.

LAS TAREAS MÁS COMPLICADAS SON LO PRIMERO

A veces vamos dejando lo que más nos cuesta para el final, pero no, eso es un error. Las tareas más importantes o las que más esfuerzo requieren deben ser lo primero en nuestra lista. Imaginad que tenéis un cubo donde hay que meter piedras grandes, piedras pequeñas y arena. Si primero ponemos la arena y después las piedras pequeñas, no habrá sitio para las piedras grandes. Sin embargo si empezamos por las piedras grandes, las pequeñas y la arena cabrán después porque se irán colando por los huecos que hayan dejado las grandes.

Por eso nuestra primera tarea en el día debe ser la actividad más importante que tengamos en la lista, cuando estamos frescos y con ideas. O quizás no sea la más importante pero ¿y si tenemos que escribir algo? ¿No será mejor hacerlo por la mañana que por la noche cuando ya estamos cansado de un largo día?

UNIFIQUEMOS TAREAS

¿Tienes que escribir post? ¿Tienes que hacer llamadas? ¿Debes ir a visitar a los clientes? ¿Por qué vas a hacer una cosa de cada y a la hora siguiente otra vez igual? Por qué no hacer todas las llamadas a la vez o escribir todo lo que necesites a la vez.

Parece una tontería lo sé. Pero nuestro cerebro se acostumbra a la tarea que estamos desarrollando y cada vez le resulta más fácil realizarla. Por lo que si vamos cambiando de una a otra nunca estaremos en el punto óptimo, sin embargo si dedicamos dos horas a escribir, cuando ya llevemos 15 minutos escribiendo nos costará menos seguir haciéndolo. No estemos empezando y parando.

Además, todos sabemos que hay tareas que nos quitan mucho tiempo y que en realidad no nos hacen avanzar. Pero lamentablemente las tenemos que hacer. Pero si las hacemos todas a la vez y nos ponemos un límite de tiempo seguramente conseguiremos que no nos robe tanto tiempo.  

ES IMPORTANTE APROVECHAR BIEN EL TIEMPO

Aunque es muy importante descansar cuando lo necesitemos, también es muy importante que no perdamos el tiempo. Nuestro tiempo vale mucho dinero y quién sabe lo que puede hacer una pequeña tarea en nuestro futuro.

Si puedes escribir, planificar u ordenar en pequeños momentos aunque sea sentado en el sofá, hazlo, no lo dudes.

ANÍMATE CON DESCANSOS Y TAREAS QUE TE GUSTEN

Es importantísimo permanecer motivado. Para ello debemos incluir en nuestra agenda actividades que nos ilusionen. De todas las tareas que tienes para el día seguro que hay alguna que te gusta más. En vez de poner todas las que no te gustan una detrás de la otra intercálala con las que si que te gustan. Reserva unos minutos para comer algo o tomarte un café.

Incluso puedes dedicar unos minutos a buscar algo que leer para inspirarte y conseguir ideas nuevas. Quizás podrías ponerte notitas entre las páginas de tu libreta o de un libro para recordarte los propósitos que quieres conseguir gracias a tu trabajo.

Espero que mis ideas os ayuden. A veces tenemos el mejor trabajo del mundo pero nos consume solamente porque no nos organizamos bien. Aprendamos a disfrutar de todo y ponernos metas realistas que nos ayuden a avanzar.

Un besazo enorme.

Lady A.

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